10 formas como um assistente de IA pode ajudar a sua pequena empresa

Os assistentes de IA podem ser um fator de mudança, especialmente para as pequenas empresas que procuram expandir-se. Vamos ver como utilizar a IA no trabalho, com dez formas principais de os assistentes de IA poderem ajudar os seus negócios, desde chatbots a agendamento de reuniões, para que se possa concentrar no que mais importa - fazer crescer o seu negócio.

Quem está a utilizar a IA no local de trabalho?

A IA está a tornar-se cada vez mais popular, tendo a Forbes constatado que 68% das grandes empresas, 33% das médias empresas e 15% das pequenas empresas incorporaram pelo menos uma tecnologia de IA.

As organizações estão a utilizar a IA para uma vasta gama de tarefas, incluindo:

• Serviço ao cliente (56%)

• Cibersegurança e gestão da fraude (51%)

• Gestão das relações com os clientes (46%)

• Assistentes pessoais digitais (47%)

• Gestão de stocks (40%)

• Produção de conteúdos (35%)

• Recomendações de produtos (33%)

• Contabilidade (30%)

• Operações da cadeia de abastecimento (30%)

• Recrutamento e seleção de talentos (26%)

• Segmentação do público (24%)

Como é que os assistentes de IA o podem ajudar no trabalho

Então, como pode utilizar a tecnologia de IA na sua própria empresa? Vejamos como utilizar a IA no trabalho.

1. Serviço ao cliente As consultas dos clientes podem ocupar muito tempo, especialmente para as pequenas empresas. Os assistentes de IA podem ser utilizados de várias formas para melhorar a experiência do cliente, incluindo chatbots alimentados por IA - como o oferecido pela Intercom.

Um estudo da Intercom concluiu que os chatbots aumentaram as vendas em 67%, melhoraram os tempos de resposta dos clientes em três vezes e aumentaram a satisfação com o apoio ao cliente em 24%.

2. Vendas

Desde a previsão até às chamadas telefónicas com IA assim que um cliente potencial preenche o formulário no seu sítio Web, a IA pode ser utilizada pela sua equipa de vendas para apoiar as suas actividades. Muitas plataformas de CRM, como a Salesforce e a HubSpot, têm ferramentas de IA incorporadas, oferecendo coisas como previsões de vendas preditivas, introdução automática de dados, pontuação de leads e acompanhamentos automatizados.

3. Gestão de projectos

Pode ser difícil manter-se a par de tudo no trabalho, especialmente se estiver a executar vários projectos ou a gerir vários departamentos. Os assistentes de IA podem ajudá-lo a automatizar a atribuição de tarefas, enviar lembretes sobre prazos e acompanhar o progresso das tarefas.

Ferramentas como o ClickUp AI Project Manager fornecem actualizações precisas de IA e relatórios de estado para tarefas, documentos e pessoas, reduzindo a quantidade de tempo que os gestores de projectos têm de gastar a atualizar manualmente os estados.

4. Tarefas administrativas

Um estudo da Forbes concluiu que 64% dos proprietários de empresas acreditam que a IA irá melhorar a produtividade, enquanto 42% pensam que irá simplificar os processos de trabalho. Uma das formas mais fáceis de melhorar a produtividade é utilizar assistentes de reuniões com IA para automatizar tarefas morosas e repetitivas, como a introdução de dados, a gestão de correio eletrónico e a marcação de reuniões.

Os melhores tomadores de notas de reuniões com IA fazem todo o trabalho manual mundano, como o Microsoft Copilot, que cria automaticamente transcrições de reuniões e ajuda-o a manter-se no caminho certo durante a reunião, resumindo os principais pontos de discussão, bem como criando pontos de ação - deixando-o concentrar-se na reunião.

5. Conteúdo de marketing

A criação de conteúdos é uma das formas mais comuns de as empresas utilizarem ferramentas de IA, com a HubSpot a descobrir que 46% dos profissionais de marketing que dizem utilizar IA estão a utilizá-la para escrever conteúdos de marketing. No entanto, também é importante observar que 86% dos profissionais de marketing que usam IA para criação de conteúdo também dedicam tempo para editar o conteúdo produzido.

Ainda assim, pode ser uma excelente ferramenta de poupança de tempo para as pequenas empresas, especialmente as que não têm uma equipa de marketing dedicada. Utilize ferramentas como o Jasper, o Microsoft Copilot ou o AI Content Writer da HubSpot para criar publicações nas redes sociais, mensagens de correio eletrónico e publicações em blogues - mas dedique algum tempo a ajustar os seus prompts para obter os melhores resultados.

6. Estudos de mercado

Os estudos de mercado podem ser demorados e as pequenas empresas podem não ter as competências necessárias internamente para efetuar estudos aprofundados - ou o orçamento para contratar recursos externos.

Os assistentes de IA podem poupar-lhe tempo e esforço, analisando as tendências do mercado, o comportamento dos consumidores e o panorama da concorrência. Ferramentas como o Brandwatch utilizam a IA para analisar dados em grande escala, poupando tempo à sua equipa e fornecendo informações estratégicas.

7. Programação de redes sociais

Mesmo que não utilize um assistente de IA para escrever as legendas das suas redes sociais, pode utilizar um assistente para agendar as suas publicações, de modo a garantir que são publicadas à hora certa, reduzindo a necessidade de alguém estar disponível a qualquer hora para publicar manualmente nas suas plataformas sociais.

Além de gerar legendas usando IA, o SproutSocial usa a tecnologia para determinar quais são os melhores momentos para publicar o conteúdo, com base em quando o seu público está ativo e suscetível de se envolver com os seus posts.

8. Gestão financeira

Manter-se a par das finanças é crucial para qualquer empresa - mas é especialmente importante para as pequenas empresas. As ferramentas de IA como o assistente financeiro de IA do QuickBooks Online, o Inuit Assist, podem automatizar tarefas financeiras como o controlo de despesas, a faturação e a previsão financeira, retirando tarefas manuais das mãos dos seus funcionários. Além disso, ferramentas como o Microsoft Copilot podem ajudá-lo a analisar e organizar dados no Excel, ajudando-o a tomar melhores decisões.

9. Recrutamento

É provável que, enquanto pequena empresa, tenha o crescimento em vista. Encontrar, entrevistar e contratar as pessoas certas pode ser moroso - mas os assistentes de IA podem ajudar em todas as fases do processo de recrutamento.

Os sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS), como o Greenhouse, utilizam a IA para automatizar as tarefas de recrutamento, como a triagem de candidaturas e a seleção de candidatos, e 86% dos recrutadores concordam que a utilização deste tipo de software reduziu o tempo total de contratação.

10. Apoio aos trabalhadores

O trabalho dos RH não termina com a contratação de novos funcionários - há também muito apoio contínuo que precisa de ser prestado.

Ferramentas como a Betterworks utilizam a IA para a gestão do desempenho, utilizando a tecnologia para ajudar os funcionários a definir objectivos e ajudando os gestores a fornecer feedback claro e acionável. Dado que 95% dos gestores estão insatisfeitos com o sistema de avaliação da sua empresa e que menos de 20% dos trabalhadores se sentem inspirados pelas suas avaliações, a automatização das avaliações é suscetível de melhorar o processo tanto para os trabalhadores como para os gestores.

A IA não é perfeita, mas a incorporação de assistentes de IA pode transformar a forma como a sua pequena empresa funciona, ajudando-o a simplificar os seus processos, a obter informações acionáveis e a concentrar-se no crescimento estratégico.

Para obter mais informações sobre como a IA pode aumentar a produtividade da sua equipa, consulte o nosso guia sobre IA e produtividade ou o nosso guia sobre IA para o crescimento de pequenas empresas - ou para ajudar a sua empresa a tornar-se mais eficiente, obtenha apoio individual dos nossos simpáticos consultores digitais V-Hub.